Conhecido até novembro de 2019 como Microsoft Flow, o Microsoft Power Automate é um software especializado na automação de tarefas corriqueiras.
Com ele é possível criar fluxos de trabalho, sincronizando arquivos, coletando dados e obtendo notificações.
Hoje ele está transformado, revolucionando o dia a dia de uma empresa de instalação de fechadura elétrica, por exemplo, trazendo excelentes resultados para os negócios, pois facilita os trabalhos regulares dos funcionários.
Ao auxiliar a criação de fluxos de trabalho, de forma automatizada, ele é muito interessante de ser usado, porque opera com pouco código. Portanto, não é necessário ser um especialista no assunto.
O Power Automate é recomendado para qualquer segmento, como o de Recursos Humanos, porque ajuda na elaboração de perfis de colaboradores para uma loja de banho e tosa delivery, sem a necessidade de currículos.
Em Marketing ele automatiza a organização dos conteúdos das redes sociais, postando em diferentes plataformas, mantendo a equipe informada sobre os acontecimentos recentes podendo direcionar as informações para canais mais amplos.
Por meio dele é possível receber avisos de e-mails importantes, nos aparelhos móveis, sem que precise ficar checando o tempo todo a caixa de entrada e se desconcentrar de outras atividades.
O sistema trabalha com RPA – Automação de Processo Robótico, gravando cada passo a ser realizado, como os cliques e a entrada de dados sobre a maquina de café 3 corações, por exemplo.
Tipos do Power Automate
Como o software pode ser utilizado em diversos setores, eles podem automatizar as tarefas costumeiras em qualquer lugar e a qualquer momento.
Sendo eles o Power Automate para área de trabalho, Power Automate para celulares, Power Automate para a Web, e Power Automate para Microsoft Teams.
Uso do Microsoft Power Automate
Seguindo os passos abaixo, usar o software é algo bem simples, mas é sempre recomendável prestar atenção para que erros não sejam cometidos:
- Faça login no Microsoft 365 e abre o programa;
- Inicie o uso com os modelos oferecidos;
- Verifique quais são os conectores disponíveis;
- Gerencie os fluxos dos negócios de balança digital veterinária;
- Crie um novo fluxo.
A partir desses passos será mais fácil e funcional o uso dessa ferramenta, para que assim, este recurso possa ser aproveitado ao máximo.
Quais os benefícios do Power Automate?
O software pode complementar-se com mais de 200 aplicativos, como o Twitter ou o Gmail, e os dados conseguem ser facilmente enviados entre as plataformas.
Desta forma, o acesso e compartilhamento das informações facilitam a rotina dos colaboradores tornando a comunicação mais prática e aprimorada. O benefícios são:
Aumento da produtividade
Com a automatização das tarefas recorrentes, o compartilhamento e o envio de dados consegue aumentar a produtividade da equipe, que não perderá tempo na realização de processos burocráticos.
Tendo tempo livre, os funcionários poderão se dedicar a novos projetos e em atividades mais importantes para que o negócio de máquina de café para restaurante seja fortalecido.
Segurança
Outro benefício do Power Automate é garantir a segurança na proteção dos dados dos fluxos de trabalho que são compartilhados, pois a ferramenta fornece gerenciamento de acesso e identidade, disponibilizando total proteção contra a perda desses dados.
Integração e agilidade
Os dados são enviados com facilidade para diversas plataformas e ferramentas. Além disso, ao automatizar as tarefas o Power Automate economiza o tempo da equipe de projetos.
Disponibilizando, assim, tempo para outros tipos de trabalho mais relevantes que envolvem os projetos.
Praticidade
Ele permite usar os modelos criados previamente, nas atividades mais comuns, bastando que se tenha acesso aos serviços de modelo oferecidos no software.
Dicas de sucesso no uso do Power Automate
Como dito anteriormente o software cuida das tarefas usuais dentro da empresa de borda para piscina de alvenaria, e seguindo as dicas abaixo, elas podem mostrar seu melhor funcionamento, nesse exemplo citado, tais como:
Nomeie as ações
Para otimizar a experiência com a ferramenta, opte por criar fluxos, prestando atenção com as diversas fontes de dados, pois as ações podem sair do controle de forma rápida, gerando um grande problema.
Renomeando as ações do tipo “obter itens 1”, “obter item 2” e assim sucessivamente, mesmo que leve um tempinho, isso acaba tornando mais fácil o gerenciamento de fluxos maiores.
Use variáveis
Elas são uma das melhores opções disponíveis no Power Automate. Trata-se de qualquer campo que possa ser preenchido, entre colchetes, em um formulário.
Um exemplo: “Estimado [Nome], agradecemos a sua compra de caixa papelão duro, em [data da compra]”. Essa é uma variável automatizada usada em muitas tarefas, na comunicação com o cliente.
Ative notificações automaticamente
O mundo dos negócios recebe dezenas de mensagens por e-mail, notificações e mensagens de textos e fica complicado estar atendo a todas elas, e as coisas mais relevantes não podem ser deixadas de lado.
O Power Automate ajuda a focar a atenção naquilo que realmente é importante para o negócio de alinhador de aro de bicicleta, por exemplo, quando as notificações passar a ser automáticas.
O colaborador da empresa pode decidir quais tarefas ou eventos são prioritários, portanto, ao receber uma notificação ela pode ser respondida imediatamente.
Use os modelos incluídos
Os modelos de fluxos de trabalho já incluídos no Power Automate são muito úteis. Portanto, se eles conseguem atender às necessidades da empresa, podem ser utilizados evitando a construção de um fluxo novo, partindo do zero.
A ferramenta disponibiliza diversos modelos para tarefas que envolvem e-mail, produtividade, coleta de dados ou mídias sociais.
Configure notificações de mídias sociais
O software pode avisar algum acontecimento relevante que ocorra nas redes sociais, se determinada palavra-chave ou termo for reconhecido, informado sobre qualquer problema que envolve o produto ou serviço da empresa.
Nesse sentido, os problemas podem ser respondidos de forma rápida, contando pela raiz o que se tornaria negativo nas mídias.
Faça com que o Power Automate trabalhe para a sua empresa, para que o tempo dispensado no trabalho diário seja mais compensador e os processos tediosos sejam facilitados.
Dito isso, os tipos de fluxo de trabalho dados pelo software, são:
- Fluxos automatizados;
- Fluxos instantâneos;
- Fluxos agendados com uploads de dados diários;
- Fluxos do processo empresarial que definem etapas a serem seguidas;
- Fluxos de interface do usuário, automatizando a reprodução de etapas manuais.
Já em relação aos navegadores compatíveis com o Power Automate, são eles:
- Microsoft Edge;
- Internet Explorer 11;
- Safari;
- Chrome;
- Firefox.
Partindo assim para as plataformas de conexão com o Power Automate. A ferramenta permite conectividade com diversas plataformas ou serviços, tanto com os próprios produtos da Microsoft quanto com produtos terceirizados como alguns citados abaixo:
- Google Drive;
- Twitter;
- Facebook;
- Dropbox.
O Microsoft Power Automate simplifica o processamento de relatórios de tempo e de ausência dos funcionários da empresa usando um único ponto de entrada, no lugar do envio de e-mails, que por vezes não são respondidos.
Ele facilita, também, os fluxos de trabalho na integração de novos colaboradores, garantindo uma experiência agradável de boas-vindas, ajudando os gerentes a ficarem atualizados, mantendo toda a equipe sincronizada.
Uma vez adicionado o Microsoft Power Automate, a empresa cria fluxos específicos que atendam às suas necessidades nos negócios, ganhando mais agilidade e praticidade nas tarefas diárias.
A empresa pode utilizar um chat, por exemplo, com os históricos de aprovações de produtos e serviços, criando fluxos de negócios, otimizando os processos internos.
São inúmeras as possibilidades de uso da ferramenta, sempre verificando os modelos que já estão incluídos e até mesmo criar um novo.
Com ela a empresa, como dito anteriormente, pode integrar aplicativos para automatizar trabalhos cansativos e recorrentes, aumentando a produtividade, assegurando a transmissão de dados.
Tipos de licenças do Power Automate
As empresas ganham direitos para usar o Power Automate por meio de licenças pagas ou de teste, disponíveis em planos autônomos ou semeados.
Os planos autônomos são indicados para clientes que precisam criar planos de trabalho flexíveis e que podem ser usados com qualquer automação dos processos empresariais ou com capacidade de automação robótica (RPA).
As organizações também ganham o direito de uso do Power Automate, se obtiverem licença para o uso de alguns planos como o Microsoft 365, o Dynamics 365 Enterprise ou o Dynamics 365 Professional, por exemplo, onde as licenças são semeadas.
Considerações finais
O Microsoft Power Automate, antes conhecido como Microsoft Flow revolucionou o modo como as tarefas repetitivas podem ser trabalhadas, principalmente, as mais burocráticas e cansativas, que consomem muito tempo dos colaboradores.
Com o uso da ferramenta o dia a dia empresarial facilita o trabalho, disponibilizando mais tempo para que os funcionários estejam livres para elaborar outros projetos, mantendo a atenção mais direcionada a eles.
Os fluxos de trabalho automatizados pela ferramenta não necessitam de especialistas, mas sim uma boa equipe de marketing, por exemplo, que possa acompanhar mais de perto a organização da postagem de conteúdos nas mídias sociais.
O Power Automate é interessante e pode ser utilizado em muitos segmentos de empresas de qualquer porte. Ele garante inúmeros benefícios dentro de um negócio.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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