Basicamente, a razão social de uma empresa se refere ao seu nome jurídico, ou seja, aquele que irá aparecer em todos os contratos e documentos oficiais que ela estiver envolvida. É importante ressaltar que não é a mesma coisa que o nome fantasia.
Ela é compreendida como o termo sob o qual fica registrada uma pessoa jurídica (PJ) para individualizar suas atividades e permitir a sua realização, podendo ser conhecida como denominação social ou firma empresarial.
Mesmo sendo diferente do nome fantasia, a razão social pode ou não ter relação com ele, tendo o segundo como o mais conhecido, devido ao fato de ser o utilizado pelos consumidores em si.
Em outras palavras, a razão social é compreendida como o termo que designará aquela empresa. A sua estrutura é simplesmente o nome jurídico do negócio junto com o endereço e CNPJ dela.
Contudo, mesmo que ela não seja tão conhecida como as outras informações de um negócio, possui grande importância. Ela deve ser o nome utilizado para qualquer contrato social, notas fiscais emitidas, escrituras, faturas dos clientes e outros documentos.
Por exemplo, um negócio que vende perfil para forro pvc a partir de trabalho terceirizado e precisa emitir nota fiscal, o nome que precisará constar nesse documento é a razão social, demonstrando a necessidade de ser de qualidade.
Portanto, é a razão social que aparece em todos os documentos mais importantes de um negócio, a partir do seu momento de abertura.
Ela é responsável por identificar a empresa, surgindo como uma identidade única para cada negócio, e fica protegida como propriedade intelectual de cada proprietário, ou seja, não é possível imitar uma razão social ou ser repetida.
É importante destacar que uma empresa pode alterar sua denominação social, contudo, todos os seus documentos que haviam sido registrados com o termo anterior param de ser considerados válidos.
Não importa qual é o documento, se é um contrato social para instalação de ar condicionado ou um certificado digital: tudo precisará ser refeito para se adaptar à nova razão criada.
Isso pode consumir muito esforço e recursos, uma vez que todos os documentos precisaria ser substituída e emitida novamente, demonstrando mais um ponto da necessidade de escolher uma de qualidade e com planejamento.
Como elaborar sua denominação social?
Escolher um termo destinado à razão social com cuidado e escolhendo da melhor forma é essencial, garantindo satisfação ao constar em inúmeros documentos importantes.
Ademais, é imprescindível destacar que tal nome precisa obrigatoriamente conter o tipo de constituição legal da empresa, seja ela MEI (microempreendedor individual), ME (microempresa), EPP (empresa de pequeno porte) ou LTDA (sociedade limitada).
Logo, se uma grande empresa de aparelho de surdez decide criar uma razão social para si, ela precisa seguir, por exemplo, o padrão “Ajudando os ouvidos LTDA”, para ser totalmente eficiente.
No entanto, a criação desse nome jurídico engloba diversos outros pontos mais complexos. Por conta disso tudo, a seguir, serão analisadas dicas para você implementar no momento de criação da razão social de uma empresa.
1 – Peça ajuda de um contador e planeje
Uma dica muito importante é contratar um contador para auxiliar no processo de criação e definição de todas as informações sobre o nome e as opções que mais se encaixam com aquele negócio.
Ele irá auxiliar o empreendimento a entender se determinado nome escolhido funcionará como uma razão social ou se ele pode causar confusão nos fornecedores, consumidores e parceiros, fundamental para não correr nenhum risco de problemas.
Assim, se uma loja que vende toldo policarbonato decide criar uma razão social que dá a entender que seu nome é relacionado a produtos de limpeza ao invés de materiais de construção, pode confundir os seus compradores.
Sendo assim, o contador aparece como uma forma de apoio, aconselhando-a sobre as melhores opções e dando novas ideias capazes de se encaixar muito melhor e ser mais eficiente do que as escolhas anteriores.
Além disso, se a empresa decidir mudar a razão social, esse profissional será essencial para ajudar na mudança de documentos e na substituição correta, dando ao proprietário maior tranquilidade em relação às suas outras tarefas.
Outro ponto importante deste tópico é a necessidade de realização de um planejamento, para garantir que todas as funcionalidades da empresa e suas características consigam ser representadas pelo termo escolhido.
É fato que, quanto mais uma pessoa conhece sobre determinado assunto, maior a possibilidade de entender todos os tópicos que conseguem ajudá-la de maneira eficiente e cumprindo o seu papel.
Portanto, buscar por profissionais que saibam como funciona a razão social e por informações sobre esse tema permitem ao proprietário um conhecimento pleno sobre como criar sua razão social, fazendo com que cumpra todas as necessidades.
Por exemplo, se uma empresa de diferencial para caminhão sabe todas as características sobre a razão social, o nome fantasia e a marca, ela consegue seguir as características específicas de cada uma.
Dessa forma, ela pode adequar um nome que se encaixe a todas essas necessidades sem prejudicar o desempenho ou ter ideias que não cabem com os objetivos desse recurso.
Para conseguir tudo isso, a companhia precisa falar com um contador que tem conhecimento sobre o assunto e as suas etapas de criação e realizar um planejamento, a partir da análise de sua empresa em geral.
2 – Facilite para os clientes
A primeira característica que esse termo deve ter é ser de fácil compreensão e assimilação por parte dos consumidores, fazendo com que eles consigam pronunciá-lo e entender ao que se refere de forma simples, sem ter que pensar muito.
Ou seja, dê preferência para aqueles nomes que não sejam muito longos, o que os torna mais simples para guardar na mente e se lembrar em um futuro de necessidade.
É essencial destacar que é interessante ser criativo nesse momento, mas com cuidado, seguindo todas as características que esse nome deve conter, garantindo a sua validade e procedência.
Outra característica obrigatória é que a razão social precisa ter relação com a atividade que a empresa exerce. Fica mais interessante quando é utilizado um termo que dará origem ao nome fantasia dela.
Isto é, para a criação da razão social de uma empresa de automóveis com maior destaque para a venda de bateria 60, esses dois tópicos precisam ou constar no termo ou pelo menos serem facilmente lembrados pelas palavras utilizadas.
3 – Faça uma pesquisa prévia
Antes de decidir de fato a sua razão social, é imprescindível realizar uma pesquisa em outros sites e redes sociais sobre o nome escolhido, porque, como foi citado, ela deve ser única para cada estabelecimento.
Assim, é possível prevenir problemas ou repetição de nomes e palavras muito utilizadas, obrigando a empresa a escolher um outro nome que seja exclusivo para ela, sem repetir ideias do mesmo ramo ou algo parecido.
Para resolver tal situação, uma ótima ideia é criar uma lista com diferentes nomes de possíveis razões sociais, e depois, realizar uma pesquisa que permitirá àquela empresa entender todas as suas opções e já descartar aquilo que não pode.
Após a determinação das opções reais, você pode analisar todas as opções que sobraram entre aquelas que haviam sido pesquisadas e escolher a que mais lhe agrada. Caso não esteja satisfeito com nenhuma das opções, pense em novas ideias.
É como o checklist que é ensinado para tirar a carteira de motorista categoria b, visando rever o carro e se tudo está em boas condições, só que com possibilidades de nomes para serem utilizados como razão social de uma empresa, verificando se ele pode ser usado.
4 – Seja único
Já é de conhecimento que essa razão social não pode ser igual a de outras empresas, mas o que mais garantirá eficiência e qualidade para ele é o fato de ele ser diferente de todas as outras opções que aparecem no mercado.
Por esse motivo, é fundamental que o nome criado seja único e consiga se destacar frente à concorrência, garantindo aumento da sua relevância e se tornando mais exclusivo na visão dos envolvidos externos.
Uma ideia é até utilizar as iniciais dos nomes do dono e dos sócios ou conter um termo ligado ao seu nicho de atuação, pois é uma maneira diversa de representar sua empresa, além do fato de ser diferente do comum, pois os donos no mercado não são os mesmos.
Por exemplo, uma empresa que vende inversor de frequência monofásico que têm Michel e Joana como donos do empreendimento podem aproveitar os seus nomes e criar um acrônimo com essas palavras ou juntá-las de forma divertida.
A importância deste recurso
Existem alguns motivos para demonstrar a importância desse recurso para qualquer empresa. São eles:
- Essencial para diferenciar os negócios;
- indispensável para a existência de uma empresa;
- Permite identificação em documentos;
- Facilita a assimilação por parte dos terceiros envolvidos.
Ou seja, se uma loja que vende kit gnv 3 geração decide entrar no mercado, ela é obrigada a criar uma razão social para permitir a sua identificação para os clientes e para emissão de documentos em geral.
Conclusão
A razão social surgiu como uma maneira de identificar os negócios e diferenciá-los em meio a uma variedade de opções disponíveis no mercado.
Sendo assim, torna-se imprescindível que as empresas criem um nome próprio e único para conseguirem ser individualizadas de suas atividades.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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