O que é briefing?

O briefing é um documento vital que tem a missão de orientar diferentes tipos de projetos e reuniões empresariais. Também é muito utilizado pela área de marketing e publicidade para entender quem é o cliente e o que ele busca.

Portanto, antes de colocar em prática qualquer tipo de projeto, é importante elaborar um briefing, pois ele é o primeiro passo para qualquer trabalho.

Por meio dele, seguimos orientações que determinam as etapas do trabalho, o que aumenta as chances de sucesso da iniciativa.

Podemos usar como exemplo mais claro da função desse documento, o setor de marketing digital.

Para elaborar, por exemplo, um conteúdo de marketing, os profissionais criam um briefing como uma espécie de roteiro com o passo a passo do que precisa ser feito.

No caso dos materiais criados dentro das estratégias de marketing de conteúdo, é o briefing que garante que as pautas certas serão abordadas, que todos os tópicos pertinentes serão comentados, que a linguagem está correta, e assim por diante.

Para que você esclareça de vez todas as suas dúvidas sobre esse assunto, neste artigo, vamos explicar o que é briefing, como esse formato de documento pode ser produzido, além de dar algumas dicas para elaborá-lo. Acompanhe!

Entendendo o conceito de briefing

O briefing nada mais é do que um documento que serve como guia das etapas de execução de um projeto. Por meio dele, tem-se acesso a uma série de informações, como:

• Dados da empresa;
• Mercado de atuação;
• Público-alvo do negócio;
• Objetivos do projeto.

Com base nessas informações, os profissionais responsáveis pela elaboração desse documento certamente terão mais clareza no que diz respeito ao seu trabalho, bem como ao plano de ação.

O documento pode ser redigido no computador ou em um bloco de anotações atacado. O importante é que ele seja objetivo e sirva como um ponto de consulta para as estratégias e decisões.

Dentro do setor de marketing, o briefing possui as mesmas características que mostramos até aqui, mas ele também funciona como uma descrição do que deve ser feito em uma ação.

Ou seja, esse documento é essencial porque ajuda a organizar o trabalho, centralizando as informações mais relevantes para a concretização do projeto.

Os dados podem ser segmentados por equipe, pois dessa forma, cada um saberá o que precisa fazer e qual é o seu papel para o resultado.

Por oferecer informações importantes, os profissionais conseguem tomar decisões mais assertivas e alcançar os resultados. Assim sendo, podemos dizer que o briefing é essencial para atingir as expectativas.

Pelo fato de servir como um guia para as equipes, é possível direcionar as ações e evitar erros e retrabalhos que desperdiçam tempo e recurso, além de eliminar com mais rapidez tarefas menos importantes.

Como esse documento é produzido?

Se uma empresa de aluguel escritório compartilhado deseja elaborar um bom briefing, precisa incluir no documento alguns itens fundamentais. Isso se refere a dados como telefone, e-mail e site.

Da mesma maneira, é importante incluir um breve histórico da companhia, para que a agência possa entender o contexto e a realidade do negócio, bem como sua missão, visão e valores.

Ao elaborar o briefing, é necessário definir se o projeto em questão é algo novo ou parte de uma iniciativa que já existe. São situações diferentes que exigem procedimentos diferenciados.

É necessário descrever qual é a demanda do projeto, como a criação de identidade visual, desenvolvimento de sites, dentre outras possibilidades.

É preciso saber qual é a demanda porque ela influencia em questões específicas, como no caso da identidade visual, que pode incluir itens de papelaria e outros pormenores similares.

Todas essas informações precisam ser documentadas, porque além de serem necessárias para o projeto, trazem mais segurança e garantia.

Além de definir bem a empresa, é importante determinar no documento quem é o seu público-alvo. Essa informação ajuda a criar a persona do negócio, na qual as estratégias do projeto serão embasadas.

Se estamos trabalhando no desenvolvimento de ações para um fabricante de moleskine planner, ainda é vital incluir informações sobre o seu mercado.

O briefing deve conter dados sobre o segmento, os concorrentes, o que eles têm feito e utilizar tudo isso como referências para as próximas ideias.

Inclua no documento as expectativas em relação ao projeto e os resultados que se pretende alcançar, pois isso pode fazer toda a diferença para o desenvolvimento do projeto e motivar a equipe para superar as expectativas.

Assim como incluiremos o que se espera tem iniciativa, também é importante falar sobre o que não é esperado. Aqui, podemos incluir formas, cores e mensagens indesejadas, pois isso evita que o cliente fique insatisfeito.

Passo a passo para elaborar seu briefing

Agora que você já sabe o que incluir em um briefing para uma confecção de uniformes personalizados ou qualquer outro tipo de empresa, neste tópico, vamos dar algumas dicas para elaborar um briefing.

Para isso, é fundamental seguir algumas dicas, e dentre as principais que vão te auxiliar estão:

1 – Escolher uma boa equipe

Você precisa saber para quem vai delegar essa tarefa, e essa pessoa precisa ser capaz de transmitir informações relevantes e compreender o perfil do cliente. Além disso, também precisa saber qual caminho escolher para seguir o plano.

Essa pessoa será responsável por inserir as perguntas que vão colaborar para a elaboração do documento, e assim tornar possível a futura campanha e excluir estratégias que estão fora do perfil do cliente.

2 – Criar um documento objetivo

Independentemente do setor da organização, como no caso de uma empresa de transporte executivo, o briefing precisa ser o mais claro possível.

Não deve-se inserir muitos termos técnicos, visto que eles prejudicam o entendimento e podem confundir durante a execução das etapas.

3 – Falar um pouco sobre o histórico da companhia

Não se esqueça de inserir um pouco sobre o histórico da empresa, visto que isso ajuda a contextualizar as campanhas.

Nesse tópico, você deve incluir os esforços da organização, número de funcionários, sua missão, entre outras informações que julgar importantes.

Se o profissional se debruçar no histórico da empresa, terá mais chances de ser assertivo e elaborar uma peça que será aprovada.

4 – Definir prazos e descrever os materiais

O briefing também precisa documentar prazos e cronogramas, pois isso ajuda a ter uma visão mais ampla do projeto e encontrar gargalos.

Assim como existem ferramentas para organização de documentos empresariais, você também pode usar um software para elaborar projetos e datas de veiculação.

O prazo deve considerar o tempo que o cliente precisa para analisar a campanha e para realizar as alterações necessárias.

Após isso, você deve descrever quais são os materiais necessários e quais estão disponíveis. Por exemplo, se você vai precisar de uma mão de obra específica, deve deixar isso bem claro e providenciar o quanto antes.

5 – Elaborar uma descrição objetiva

As descrições do cliente podem ser muito longas, e isso é essencial para a qualidade do projeto. No entanto, o responsável pela elaboração do briefing deve transformar esse conteúdo em um resumo sólido.

Em uma sala comercial coworking, seja objetivo ao descrever as ideias do solicitante. Dessa forma, ao executar o projeto, fica mais fácil compreender o que foi pedido.

6 – Dar sugestões

É importante interagir e dar sugestões durante o processo de criação, tendo em vista que ser participativo é fundamental para ajudar o seu cliente a estruturar suas ideias.

Às vezes, o que ele propõe pode ser inviável no momento, e se isso acontecer, tente interferir de maneira educada e persuasiva.

Suas ideias e sugestões vão guiar as necessidades do solicitante, pois pode acontecer também dele ter alguma ideia, mas simplesmente não saber expressá-la.

Esse tipo de situação ocorre porque o cliente não possui conhecimento técnico das estratégias de marketing, é papel da agência e dos profissionais estarem atentos ao que o solicitante quer e fazer as devidas sugestões.

7 – Escrever as objeções

Quando estamos trabalhando em um projeto para uma empresa especializada em reforma comercial ou qualquer outra, pode haver alguns tópicos que desagradam o cliente.

É crucial ter atenção a isso para evitar insistir em algo que não corresponde às expectativas do solicitante.

Nesse caso, é interessante indicar os estilos que são frequentemente reprovados, pois isso ajuda a aumentar as chances de aprovação da sua ideia. Mostre para o cliente algumas peças que foram reprovadas e quais foram os motivos.

Conclusão

O planejamento sempre foi muito importante para tirarmos uma ideia do papel. O briefing, além de incluir o planejamento, também nos mostra as etapas que precisamos percorrer para chegar a um objetivo.

Precisamos entender o seu conceito, seus objetivos e como elaborá-lo para que as campanhas sejam bem-sucedidas, e neste artigo, você descobriu um pouco mais sobre essa ferramenta de trabalho assertiva.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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